ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERT CENOWYCH
I. Informacja o zamawiającym.
Nazwa: Powiat Świecki
Adres: ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie
Województwo: kujawsko-pomorskie
Numer telefonu: (52) 56 83 100
Numer faksu: (52) 56 83 102
Strona internetowa: www.bip.csw.pl
Godziny pracy: poniedziałek – piątek od 7.30 do 15.30
II. Tryb udzielania zamówienia.
Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2019r. poz. 1843) postępowanie jest zwolnione z obowiązku stosowania ustawy.
III. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek ( tusze i tonery) oraz dostawa materiałów biurowych i papieru do drukarek i kserokopiarek. Zamówienie udzielone zostanie w dwóch częściach, na każdą z części zostanie zawarta odrębna umowa.
IV. Część pierwsza
- Dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek oryginalnych i fabrycznie nowych. Szczegółowe wskazanie przedmiotu zamówienia zawiera zestawienie stanowiące załącznik nr 1 do umowy na dostawę materialów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek.
- Zamawiający wymaga aby dostarczone materiały były:
oryginalne – Zamawiający pod tym terminem rozumie materiały eksploatacyjne wyprodukowane przez producentów sprzętu, w których mają być stosowane, nie będące naśladownictwem lub przeróbką.
fabrycznie nowe – pod tym terminem rozumie materiały eksploatacyjne bez śladów korzystania i uszkodzeń, pełnowartościowe, nieregenerowane, nierefabrykowane z minimum rocznym terminem ważności licząc od daty dostawy i do których produkcji zostały wykorzystane wyłącznie elementy nowe.
- Termin realizacji zamówienia : od 1 stycznia 2020 roku do 31 grudnia 2020 roku.
- Dostawa przedmiotu zamówienia będzie następować sukcesywnie w ciągu 3 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia. Dostawa obejmuje dostarczenie przedmiotu zamówienia do siedzib Zamawiającego przy ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie i przy ul. Wojska Polskiego 173, 86-100 Świecie i wniesienie do pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego. Dostawa przedmiotu umowy odbywać się będzie na koszt i ryzyko Wykonawcy, zapewnionym przez niego środkiem transportu.
- Wykonawca w załączniku nr 1 do umowy podaje ceny jednostkowe za materiały wskazane w zestawieniu. Podana ilość stanowi tylko ilość szacunkową przyjętą
w celu wyłonienia wykonawcy dostaw. Faktyczna ilość zamawianych materiałów eksploatacyjnych będzie wynikała z aktualnych potrzeb zamawiającego, przy czym zakładamy, że wartość zamówienia nie przekroczy 97 000,00 zł brutto.
- Ilość zamawianych materiałów będzie podawana każdorazowo na zleceniu i przesłana do Wykonawcy faksem lub e-mailem.
V. Część druga
- Dostawa materiałów biurowych oraz papieru do drukarek i kserokopiarek. Szczegółowe wskazanie przedmiotu zamówienia zawiera zestawienie stanowiące załącznik nr 1 do umowy na dostawę materiałów biurowych oraz papieru.
- Zamawiający wymaga aby dostarczone materiały były:
fabrycznie nowe – pod tym terminem rozumie materiały biurowe bez śladów
i uszkodzeń, pełnowartościowe.
W przypadku teczek i skoroszytów papierowych wymagany jest certyfikat producenta teczek i skoroszytów bezkwasowych zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).
W przypadku papieru do drukarek i kserokopiarek wymagany jest aktualny certyfikat
ISO 9001, ISO 14000 dotyczący specyfikacji na papier do drukarek i kserokopiarek.
- Termin realizacji zamówienia : od 1 stycznia 2020 roku do 31 grudnia 2020 roku.
- Dostawa przedmiotu zamówienia będzie następować sukcesywnie w ciągu 3 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia. Dostawa obejmuje dostarczenie przedmiotu zamówienia do siedzib Zamawiającego przy ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie i przy ul. Wojska Polskiego 173, 86-100 Świecie oraz wniesienie do pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego. Dostawa przedmiotu umowy odbywać się będzie na koszt i ryzyko Wykonawcy, zapewnionym przez niego środkiem transportu.
- Wykonawca w załączniku nr 1 do umowy na materiały biurowe oraz papier do drukarek i kserokopiarek podaje ceny jednostkowe za materiały wskazane w zestawieniu. Zamawiający w zapytaniu nie wskazuje ilości planowanych zakupów jedynie przewiduje, że wartość zamówienia nie przekroczy kwoty 47 700,00 zł brutto. Wartość poszczególnych faktur stanowić będzie iloczyn ceny jednostkowej materiałów biurowych i papieru do drukarek i kserokopiarek wskazanych w umowie i ich ilości zamówionej przez Zamawiającego.
- Ilość zamawianych materiałów będzie podawana każdorazowo na zleceniu i przesłana do Wykonawcy faksem lub e-mailem.
VI. Kryteria oceny ofert
- Podstawowym i jedynym kryterium oceny ofert jest cena oferty.
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaproponuje najniższą cenę na przedmiot zamówienia. - Cena oferowana powinna zawierać wszelkie koszty, jakie poniesie wykonawca z tytułu należytego, zgodnego z obowiązującymi przepisami wykonania zamówienia.
VII. Termin składania ofert cenowych
Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Oferty cenowe należy składać:
do dnia 16.12.2019 r. do godz. 10:00 – decyduje data wpływu do Urzędu
Oferty należy składać na adres:
Starostwo Powiatowe w Świeciu, ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86 – 100 Świecie, pokój nr 302
lub drogą elektroniczną na adres: lucyna[dot]g[at]csw[dot]pl
Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane.
Oferta winna zostać podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy.
Do oferty należy załączyć:
- wypełnione zestawienie materiałów eksploatacyjnych do drukarek
i kserokopiarek – załącznik nr 1 do umowy, na materiały eksploatacyjne – jeśli Wykonawca sklada ofertę na część 1. - wypełnione zestawienie materiałów biurowych oraz papieru do drukarek
i kserokopiarek – załącznik nr 1 do umowy na materiały biurowe i papier – jeśli Wykonawca sklada ofertę na część 2. - aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.
- w przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika – oryginał pełnomocnictwa lub jego kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.
- Aktualny certyfikat ISO 9001, ISO 14000 dotyczący specyfikacji na papier do drukarek i kserokopiarek – jeśli Wykonawca składa ofertę na część 2.
- Certyfikat producenta teczek i skoroszytów bezkwasowych zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) – jeśli Wykonawca składa ofertę na część 2.
- aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
(Wymagana forma dokumentu – oryginał lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę)
- pełnomocnictwo osoby/osób podpisujących ofertę do podejmowania zobowiązań w imieniu firmy składającej ofertę, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów (np. aktualny odpis z właściwego rejestru) – jeżeli dotyczy;
(Wymagana forma dokumentu – oryginał lub kopia poświadczona notarialnie)
VIII. Termin związania ofertą:
Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
IX. Kontakt
Osobą uprawnioną do kontaktowania się w sprawie zamówienia jest Pani Lucyna Gosieniecka tel. 52 56 83 161.
X. Warunki płatności
- Zamawiający dokona zapłaty należności po każdorazowym odbiorze przedmiotu zamówienia przelewem, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.
- Płatność zostanie dokonana w terminie do 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.
- Zamawiający umożliwia przyjęcie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej wystawianej w ramach realizacji zamówienia publicznego poprzez Platformę PEF: https://efaktura.gov.pl/pod adresem PEF 559-16-98-086
XI. Pozostałe informacje
- Jeżeli złożone oferty nie wyczerpią wszystkich wymogów Zamawiającego zastrzegamy sobie możliwość żądania od Wykonawcy składania dodatkowych wyjaśnień lub uzupełnienia oferty z wyjątkiem możliwości zmiany ceny oferty.
- Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania jeśli kwoty najkorzystniejszych ofert przekroczy kwotę jaką zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
XII. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO o przetwarzaniu danych osobowych w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego
W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy, że:
- Administrator danych:
Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w Starostwie Powiatowym w Świeciu jest Starosta Świecki. Dane adresowe: ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie. Telefon: 52 56 83 100. Adres e-mail: sekretariat[at]csw[dot]pl
- Inspektor Ochrony Danych:
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych może Pani/Pan kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w następujący sposób:
- drogą elektroniczną: daneosobowe[at]csw[dot]pl
- telefonicznie: 52 56 83 108,
- pisemnie: adres siedziby Administratora danych.
- Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy), w celu udzielenia zamówienia publicznego na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Świeciu stanowiącym załącznik do Zarządzenia Starosty Świeckiego nr 36/19 z dnia 14 października 2019 roku o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Podstawą prawną powyższych działań jest zgoda Wykonawcy wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postepowaniu.
- Odbiorcy danych osobowych:
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
1) wszystkie zainteresowane podmioty i osoby, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne.
2) na potrzeby kontroli przebiegu zamówienia publicznego, w szczególności: Urząd Zamówień Publicznych, Komisja Rewizyjna, Urząd Kontroli Skarbowej, Regionalna Izba Obrachunkowa, Urząd Skarbowy, ZUS, UOKIK, NIK, Urząd Marszałkowski, Urząd Wojewódzki i inne działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
3) inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem przetwarzają dane osobowe .
- Okres przechowywania danych osobowych:
Dane osobowe będą przechowywane przez okres 10 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku realizacji zamówienia poprzez zlecenie czas przechowywania dokumentacji wynosi 5 lat.
- Prawa osób, których dane dotyczą:
W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:
posiada Pani/Pan:
1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;
3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
4) na podstawie art. 20 RODO prawo do przenoszenia danych osobowych;
nie przysługuje Pani/Panu:
1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:
Może Pani/Pan wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie, przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli sądzi Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.
- Informacja o wymogu dobrowolności podania danych oraz konsekwencjach nie podania danych osobowych:
Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe. W przypadku nie podania przez Panią/Pana danych osobowych wymaganych przepisami prawa, niemożliwe będzie zrealizowanie zadania, co może skutkować nie udzieleniem zamówienia.
- Państwa dane osobowe nie są i nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w celu podjęcia jakiejkolwiek decyzji i nie będą profilowane.
______________________
* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
** wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego unii europejskiej lub państwa członkowskiego.
Informacja dla Wykonawców
Poprawiono omyłkę pisarska w treści Zaproszenia do składania ofert w dziale VII Termin składania ofert cenowych poprawiono termin składania ofert
z:
do dnia 16.12.2018 r. do godz. 10:00
na:
do dnia 16.12.2018 r. do godz. 10:00.
W dniu 6 grudnia 2019 r., wpłynęły pytania o udzielenie wyjaśnień do treści Zaproszenia część 1, do złożenia ofert cenowych na materiały eksploatacyjne do drukarek i kserokopiarek dla Starostwa Powiatowego w Świeciu.
Odpowiedzi na pytania:
Pytanie 1
Dot. poz. 1 Formularza Asortymentowo – Cenowego – Materiały eksploatacyjne o podanych przez Zamawiającego kodach, kompatybilne do wskazanego urządzenia, to tusze. Prosimy o weryfikację informacji podanych w kolumnie „Rodzaj materiału eksploatacyjnego” oraz ich modyfikację odpowiednio na:
Tusz czarny
Tusz żółty
Tusz purpurowy
Tusz błękitny
Odpowiedź:
Tak, jest to oczywiście błąd. Powstały prawdopodobnie ze względu na wybieranie
opisów z predefiniowanej listy. Chodzi oczywiście o tusze.
Pytanie 2
Dot. poz. 4 Formularza Asortymentowo – Cenowego – Bęben kompatybilny do urządzenia wskazanego przez Zamawiającego, to bęben o kodzie: DR-2300. Prosimy o weryfikację i modyfikację informacji wskazanej w kolumnie „Model wzorcowy”.
Odpowiedź:
W sieci Internet krążą dwa oznaczenia bębna do tego urządzenia. Obecnie faktycznie na polskiej stronie producenta znajduje się oznaczenie DR-2300, zamiast DR-2355, w związku z tym proszę uwzględnić oznaczenie DR-2300.
Pytanie 3
Dot. poz. 17 Formularza Asortymentowo – Cenowego – Prosimy o jednoznaczną informację czy
we wskazanej pozycji należy zaoferować cenę za opakowanie (zawierające 3 kasety ze zszywkami po 5000 szt. w każdej kasecie, czyli łącznie za 15000 zszywek), czy za 1 kasetę (zawierającą 5000 szt. zszywek).
Odpowiedź:
W odpowiedzi na to pytanie informuję, że pod wskazaną pozycją jest jedna kaseta na 5000 szt. zszywek.
Pytanie 4
Dot. poz. 21 Formularza Asortymentowo – Cenowego – Prosimy o jednoznaczną informację czy we wskazanej pozycji należy zaoferować cenę za opakowanie (zawierające 2 szt. produktu), czy za 1 sztukę.
Odpowiedź:
W odpowiedzi na powyższe pytanie informuję, że pod wskazaną pozycją należy
zaoferować ceną za 1 sztukę.
Pytanie 5
Dot. poz. 38 Formularza Asortymentowo • Cenowego – Wg informacji pochodzącej od producenta, materiały eksploatacyjne kompatybilne do urządzenia wskazanego przez Zamawiającego to tonery o kodach odpowiednio:
AAJW151 = TNP81K
AAJW451 = TNP81C
AAJW251 = TNP81Y
AAJW351 = TNP81M
Odpowiedź:
Takie oznaczenia tonerów zostały podane bezpośrednio przez producenta sprzętu. Z tego co udało mi się ustalić w sieci Internet to tonery TNP81 * pasują do urządzeń C3300i i C4000i, z kolei do serii C3350i pasują tonery podane w naszym zestawieniu.
Dlatego proszę uwzględnić podane w naszym zestawieniu.
Pytanie z dnia 9.12.2019 r.
Dot. część 1
– Dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek oryginalnych i fabrycznie nowych.
Pytanie 1
Prosimy o informację, czy w przypadku złożenia oferty drogą elektroniczną na podany adres e-mail, Zamawiający wymaga, aby oferta została zapisana w formacie PDF i podpisana podpisem elektronicznym przez Wykonawcę? Czy może wystarczająca wg Zamawiającego będzie
oferta złożona w formie skanu podpisanej własnoręcznie oferty?
Odpowiedź:
Zamawiający dopuszcza ofertę złożoną w formie skanu podpisaną własnoręcznie.
Załączniki
Informacja o wynikach postępowania ofertowego | dodany: 09:48, 19.12.2019 | przez: Marta Suchomska | ||
Zaproszenie do składania ofert | dodany: 13:54, 29.11.2019 | przez: Anna Borzemska | ||
Formularz ofertowy | dodany: 13:54, 29.11.2019 | przez: Anna Borzemska | ||
wzór umowy na materiały eksploatacyjne 2019 | dodany: 13:54, 29.11.2019 | przez: Anna Borzemska | ||
Załącznik nr 1 do umowy na mat. eksploatacyjne | dodany: 13:54, 29.11.2019 | przez: Anna Borzemska | ||
wzór umowy na materiały biurowe i papier 2019 | dodany: 13:54, 29.11.2019 | przez: Anna Borzemska | ||
Załącznik nr 1 do umowy na mat. biurowe i papier | dodany: 13:54, 29.11.2019 | przez: Anna Borzemska | ||
Specyfikacja techniczna na teczki | dodany: 13:54, 29.11.2019 | przez: Anna Borzemska | ||
specyfikacja techniczna na papier | dodany: 13:54, 29.11.2019 | przez: Anna Borzemska |
Informacje
wytworzono: | data: 13:00 26.11.2019 | przez: Lucyna Gosieniecka | |
wprowadzono: | data: 13:56, 29.11.2019 | przez: Anna Borzemska | |
udostępniono: | data: 13:56, 29.11.2019 | przez: Anna Borzemska | |
zmodyfikowano: | data: 09:48, 19.12.2019 | przez: Marta Suchomska | |
osoba odpowiedzialna: | Iwona Karolewska | ||
podmiot udostępniający: | Starostwo Powiatowe w Świeciu |