Zaproszenie do złożenia ofert cenowych

Świecie, dnia 04.12.2018 r.

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERT CENOWYCH

I. Informacja o zamawiającym.

Nazwa: Powiat Świecki

Adres: ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie

Województwo: kujawsko-pomorskie

Numer telefonu: (52) 56 83 100

Numer faksu: (52) 56 83 102

Strona internetowa: www.bip.csw.pl

Godziny pracy: poniedziałek – piątek od 7.30 do 15.30

II. Tryb udzielania zamówienia.

Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2018r. poz. 1986) postępowanie jest zwolnione z obowiązku stosowania ustawy.

III.   Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek ( tusze i tonery)  oraz dostawa materiałów biurowych i papieru do drukarek i kserokopiarek. Zamówienie udzielone zostanie w dwóch częściach, na każdą z części zostanie zawarta odrębna umowa.

IV. Część pierwsza

1. Dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek oryginalnych i fabrycznie nowych. Szczegółowe wskazanie przedmiotu zamówienia zawiera zestawienie stanowiące załącznik nr 1 do umowy na dostawę materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek. 

2. Zamawiający wymaga aby dostarczone materiały były:

oryginalne – Zamawiający pod tym terminem rozumie materiały eksploatacyjne wyprodukowane przez producentów sprzętu, w których mają być stosowane, nie będące naśladownictwem lub przeróbką.

fabrycznie nowe – pod tym terminem rozumie materiały eksploatacyjne bez śladów korzystania i uszkodzeń, pełnowartościowe, nieregenerowane, nierefabrykowane z minimum rocznym terminem ważności licząc od daty dostawy i do których produkcji zostały wykorzystane wyłącznie elementy nowe.

3. Termin realizacji zamówienia : od 21 grudnia 2018 roku do 31 grudnia 2019 roku.

4. Dostawa przedmiotu zamówienia będzie następować sukcesywnie w ciągu 3 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia. Dostawa obejmuje dostarczenie przedmiotu zamówienia do siedziby Zamawiającego przy ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie i wniesienie do pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego. Dostawa przedmiotu umowy odbywać się będzie na koszt i ryzyko Wykonawcy, zapewnionym przez niego środkiem transportu.

5. Wykonawca w załączniku nr 1 do umowy podaje ceny jednostkowe za materiały wskazane w zestawieniu. Podana ilość stanowi tylko ilość szacunkową przyjętą
   w celu wyłonienia wykonawcy dostaw. Faktyczna ilość zamawianych materiałów eksploatacyjnych będzie wynikała z aktualnych potrzeb zamawiającego, przy czym zakładamy, że wartość zamówienia nie przekroczy 46 700,00 zł brutto.
6. Ilość zamawianych materiałów będzie podawana każdorazowo na zleceniu i przesłana do Wykonawcy faksem lub e-mailem.

V. Część druga

1. Dostawa materiałów biurowych oraz papieru do drukarek i kserokopiarek. Szczegółowe wskazanie przedmiotu zamówienia zawiera zestawienie stanowiące załącznik nr 1 do umowy na dostawę materiałów biurowych oraz papieru. 

2. Zamawiający wymaga aby dostarczone materiały były:

fabrycznie nowe – pod tym terminem rozumie materiały biurowe bez śladów
i uszkodzeń, pełnowartościowe.

W przypadku teczek i skoroszytów papierowych wymagany jest certyfikat producenta teczek i skoroszytów bezkwasowych zgodny z  wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).

W przypadku papieru do drukarek i kserokopiarek wymagany jest aktualny certyfikat ISO 9001, ISO 14000 dotyczący specyfikacji na papier do drukarek i kserokopiarek.

3. Termin realizacji zamówienia : od 21 grudnia 2018 roku do 31 grudnia 2019 roku.

4. Dostawa przedmiotu zamówienia będzie następować sukcesywnie w ciągu 3 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia. Dostawa obejmuje dostarczenie przedmiotu zamówienia do siedziby Zamawiającego przy ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie i wniesienie do pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego. Dostawa przedmiotu umowy odbywać się będzie na koszt i ryzyko Wykonawcy, zapewnionym przez niego środkiem transportu.

5. Wykonawca w załączniku nr 1 do umowy na materiały biurowe oraz papier do drukarek i kserokopiarek podaje ceny jednostkowe za materiały wskazane w zestawieniu. Zamawiający w zapytaniu nie wskazuje ilości planowanych zakupów jedynie szacuje, że wartość zamówienia nie przekroczy kwoty 88 000,00 zł brutto. Wartość poszczególnych faktur stanowić będzie iloczyn ceny jednostkowej materiałów biurowych i papieru do drukarek i kserokopiarek wskazanych w umowie i ich ilości zamówionej przez Zamawiającego.

6. Ilość zamawianych materiałów będzie podawana każdorazowo na zleceniu i przesłana do Wykonawcy faksem lub e-mailem. 

VI. Kryteria oceny ofert

1. Podstawowym i jedynym kryterium oceny ofert jest cena oferty.
   Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaproponuje najniższą cenę na przedmiot zamówienia.
2. Cena oferowana powinna zawierać wszelkie koszty, jakie poniesie wykonawca z tytułu należytego, zgodnego z obowiązującymi przepisami wykonania zamówienia.

VII.   Termin składania ofert cenowych

Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Oferty cenowe należy składać:

do dnia  14.12.2018 r. do godz. 10:00 – decyduje data  wpływu do Urzędu

Oferty należy  składać na adres:

Starostwo Powiatowe  w Świeciu, ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86 – 100 Świecie, pokój  nr 302

lub  drogą  elektroniczną na adres: lucyna[dot]g[at]csw[dot]pl

Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane.

Oferta winna zostać podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy.

Do oferty należy załączyć:

1. wypełnione zestawienie materiałów eksploatacyjnych do drukarek
   i kserokopiarek – załącznik nr 1 do umowy, na materiały eksploatacyjne – jeśli Wykonawca składa ofertę na część 1.
2. wypełnione zestawienie materiałów biurowych oraz papieru do drukarek
   i kserokopiarek – załącznik nr 1 do umowy na materiały biurowe i papier – jeśli Wykonawca składa ofertę na część 2.
3. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.
4. w przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika – oryginał pełnomocnictwa lub jego kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.
5. Aktualny certyfikat ISO 9001, ISO 14000 dotyczący specyfikacji na papier do drukarek i kserokopiarek – jeśli Wykonawca składa ofertę na część 2.
6. Certyfikat producenta teczek i skoroszytów bezkwasowych zgodny z  wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) – jeśli Wykonawca składa ofertę na część 2.
7. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

(Wymagana forma dokumentu – oryginał lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę)

8. pełnomocnictwo osoby/osób podpisujących ofertę do podejmowania zobowiązań w imieniu firmy składającej ofertę, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów (np. aktualny odpis z właściwego rejestru) – jeżeli dotyczy;

(Wymagana forma dokumentu – oryginał lub kopia poświadczona notarialnie)

VIII.  Termin związania ofertą:

Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

IX. Kontakt

Osobą uprawnioną do kontaktowania się w sprawie zamówienia jest Pani Lucyna Gosieniecka tel. 52 56 83 161.

X. Warunki płatności

1. Zamawiający dokona zapłaty należności po każdorazowym odbiorze przedmiotu zamówienia przelewem, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.
2. Płatność zostanie dokonana w terminie do 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

XI. Pozostałe informacje

1. Jeżeli złożone oferty nie wyczerpią wszystkich wymogów Zamawiającego zastrzegamy sobie możliwość żądania od wykonawcy składania dodatkowych wyjaśnień lub uzupełnienia oferty z wyjątkiem możliwości zmiany ceny oferty.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania jeśli kwoty najkorzystniejszych ofert przekroczy kwotę jaką zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

XII. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO o przetwarzaniu danych osobowych w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiat Świecki – Starostwo Powiatowe w Świeciu, ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86 – 100 Świecie;
• inspektorem ochrony danych osobowych w Powiat Świecki – Starostwo Powiatowe w Świeciu jest Pan Krzysztof Adrych, kontakt: kszysztof[dot]a[at]csw[dot]pl
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego „Dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek ( tusze i tonery)  oraz dostawa materiałów biurowych i papieru do drukarek i kserokopiarek” numer OR.272.3.3.2018 prowadzonym na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych;
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986), dalej „ustawa Pzp”;
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;
• obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
• posiada Pani/Pan:
• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych^*;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
• nie przysługuje Pani/Panu:
• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

______________________

^* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

^** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. 

  Z poważaniem

Starosta Świecki
Barbara Studzińska

 

Wykaz załączników:

1. Formularz ofertowy
2. Wzór umowy na materiały eksploatacyjne wraz z załącznikiem
3. Wzór umowy na materiały biurowe i papier wraz z załącznikiem
4. Specyfikacja techniczna na papier
5. Specyfikacja techniczna na teczki bezkwasowe

Informacja o wyniku postępowania ofertowego na dostawę materiałów eksploatacyjnych oraz materiałów biurowych i papieru do drukarek i kserokopiarek

W dniu 17 grudnia 2018 roku  zostało rozstrzygnięte postępowanie ofertowe którego przedmiotem była dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek oraz  dostawa materiałów biurowych i papieru do drukarek i kserokopiarek dla Starostwa Powiatowego w Świeciu.

Przedmiot zamówienia podzielony został na dwie części zgodnie z zaproszeniem do złożenia ofert cenowych.

Cześć pierwsza postępowania dotyczyła dostawy materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek na którą do 14.12.2018 r do godz. 10:00  wpłynęło osiem ofert cenowych :

1. PHU Renoma Jerzy Pietkiewicz ul. Warszawska 49, 12-200 Pisz –wartość zamówienia 88 668,00 zł brutto

2. HAPRINT TONERY S. C. Błauciak Dariusz, Skowroński Przemysław Ustowo 40 M/14, 70-001 Ustowo – wartość zamówienie 96 397,56 zł brutto.

3. Komatech S. C. Tomasz Marszałek, Piotr Kowalczyk ul. Wojska Polskiego 8, 43-190 Mikołajów – wartość zamówienia 85 434,57 zł brutto.

4. BLACKLINE S.C. Izabela Zaliwska-Kupis, Paweł Pinkowski ul. Niemcewicza 26, 71-520 Szczecin – wartość zamówienia 79 610,52 zł brutto.

5. Firma Handlowo-Usługowa „ABIZ” Jolanta Szczukowska, ul. Wybickiego 3, 86-300 Grudziądz- wartość zamówienia 79 393,62 zł brutto. 

6. JM DATA Sp. z o.o. sp.k. ul. Trakt Lubelski 233, 04-667 Warszawa – wartość zamówienia 83 091,42 zł brutto. 

7. WIA Dombrowicz Sp. Jawna , ul. Pastewna 9, 02-954 Warszawa – wartość zamówienia 94 157,73 zł brutto.

8. PRAXIS Łódź Pilecka i Petlak Sp. Jawna , ul. Wólczańska 66, 90-516 Łódź – wartość zamówienia 82 849,11 zł brutto. 

W związku z powyższym umowa na dostawę materiałów eksploatacyjnych zostanie zawarta z Firmą Handlowo-Usługową „ABIZ” Jolanta Szczukowska, z siedzibą w  Grudziądzu.  Wyboru dokonano na podstawie kryterium oceny oferty, które uwzględnione zostało w zaproszeniu do składania ofert cenowych.          

Część druga  postępowania  dotyczy dostawy materiałów biurowych i papieru do drukarek i kserokopiarek dla Starostwa Powiatowego w Świeciu na którą do 14.12.2018r. do godz. 10:00 wpłynęły cztery oferty cenowe:

1. PHU UNITED Sebastian Neuman ul. Kusocińskiego 3, 87-100 Toruń – wartość zamówienia 36 535,23 zł brutto. 

2. Firma Usługowo Handlowa „ANNA” Anna Białobrzycka, ul. Wodna 18, 62-200 Gniezno – wartość zamówienia 38 098,74 zł brutto. 

3. PUPH „Papirus” P. Stępień, J.Rezmer s.j. ul. Wojska Polskiego 72, 86-100 Świecie – wartość zamówienia 37 226,88 zł brutto. 

4. „Alpha Dan” J. Chilewski S.J. ul. K. Szajnochy 3, 85-738 Bydgoszcz – wartość zamówienia 35 160,74 zł brutto. 

W związku z powyższym umowa na dostawę materiałów biurowych oraz papieru do drukarek  i  kserokopiarek  zostanie    zawarta  z  firmą  „Alpha Dan” J. Chilewski S.J. z siedzibą w Bydgoszczy  . Firma „Alpha Dan” spełniła wszystkie kryteria oceny oferty uwzględnione w zaproszeniu do składania ofert cenowych.

Załączniki

Informacje

Rejestr zmian