Zapytanie ofertowe na „Przygotowanie i przeprowadzenie kampanii „ Powiat Świecki – Świecimy przykładem nie plastikiem”.

I Zamawiający: Powiat Świecki z siedzibą przy ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie zaprasza do złożenia oferty na:  „Przygotowanie i przeprowadzenie kampanii „ Powiat Świecki – Świecimy przykładem nie plastikiem”. II Tryb udzielenia zamówienia oraz informacje dodatkowe:

• Tryb udzielenia zamówienia: zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2019r. poz. 1843). Postępowanie jest zwolnione z obowiązku stosowania ustawy.
• Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych.
• Wszystkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty ponosi wykonawca.
• Zamawiający zastrzega sobie możliwość odwołania zapytania ofertowego i nie udzielenia zamówienia.
• Zamawiający wyznacza do kontaktu: e-mail: przetargi@csw.pl, tel. 52 56 83 165.

III. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem  zamówienia  jest: Przygotowanie i przeprowadzenie kampanii „Powiat Świecki – Świecimy przykładem nie plastikiem" Kampania ma na celu podjęcie działań dążących do wyeliminowania z codziennego używania toreb foliowych i zastępowanie ich produktami ekologicznymi oraz prowadzenie działań  zwiększających świadomość proekologiczną mieszkańców Powiatu Świeckiego. Kampania składa się z dwóch etapów.

1. Etap pierwszy:a) Zaprojektowanie i uszycie 5 tysięcy toreb bawełnianych. Torby bawełniane, naturalne, w kolorze ecru, materiał 140g, o wymiarach 38x42cm, 2x uchwyt długi 70cm, zadruk na jednej stronie dwukolorowy (zielony i czarny) mieszczący się w obrysie A4, technologia wydruku: sitodruk. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu na etapie składania oferty projekt torby z nadrukiem z logo kampanii: „Powiat Świecki – Świecimy przykładem nie plastikiem”;b)Wydruk 5 tysięcy ulotek. Rozmiar papieru A5, gramatura ok 120 g/m² , preferowany papier pochodzący z recyklingu, druk dwustronny dwukolorowy (zielony i czarny). Projekt ulotki zostanie przekazany Wykonawcy w ciągu 3 dni od podpisania umowy. c) Zaprojektowanie i wydrukowanie na 10 koszulkach bawełnianych logo kampanii „Powiat Świecki – Świecimy przykładem nie plastikiem”. Koszulki mają być elementem promującym akcję w etapie drugim kampanii. Druk dwukolorowy (czarny i zielony), technologia wydruku: sitodruk. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić Zamawiającemu na etapie składania oferty projekt koszulki z nadrukiem z logo kampanii: Powiat Świecki – Świecimy przykładem nie plastikiem”

Etap drugi: a) Kolportaż toreb i ulotek wśród mieszkańców powiatu. Kolportaż powinien obejmować wszystkie 11 gmin powiatu, proporcjonalnie do  ilości mieszkańców. Musi odbywać się w co najmniej 11 miejscowościach gminnych. Zamawiający zastrzega sobie uczestnictwo pracownika Starostwa Powiatowego w Świeciu w procesie kolportażu  - w formie doraźnej kontroli jego przebiegu. Wykonawca musi wskazać w ofercie miejsca kolportażu, uwzględniając miejsca  o zwiększonym ruchu mieszkańców (targowiska, budynki użyteczności publicznej, parkingi marketów, kiermasze świąteczne, itp.); Wykonawca uzyska odpowiednie zgody od właścicieli terenu, na których będzie przeprowadzona akcja. Wykonawca opracuje sposób/strategię przeprowadzenia kampanii wśród mieszkańców powiatu świeckiego z uwzględnieniem zapisów etapu drugiego. Wykonawca udzieli Zamawiającemu niewyłącznej, bez ograniczeń co do terytorium, czasu, liczby egzemplarzy licencji do logo kampanii w zakresie: utrwalania i kopiowanie dowolną techniką, wprowadzenie do pamięci komputerów i serwerów sieci komputerowych, wystawiania lub publicznej prezentacji, w tym podczas seminariów i konferencji, wykorzystywanie w materiałach wydawniczych oraz we wszelkiego rodzaju mediach audio-wizualnych i komputerowych. IV Warunki udziału w postępowaniu, warunki zmiany umowy oraz termin wykonania zamówienia Warunki udziału w postępowaniu

1. W postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy posiadają status przedsiębiorstwa społecznego zgodnie z „Wytycznymi w zakresie realizacji przedsięwzięć w obszarze włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa z wykorzystaniem środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na lata 2014-2020”
2. Ocena spełnienia warunków wymienionych dokonana zostanie zgodnie z formułą „spełnia/nie spełnia” na podstawie załączonych do ofert dokumentów.
3. Zamawiający odrzuci oferty:

• ofertę złożoną po terminie,
• złożoną przez wykonawcę niespełniającego warunku udziału w postępowaniu,
• niezgodną z treścią zapytania ofertowego,

2. Termin wykonania zamówienia

Termin wykonania zamówienia: Etap pierwszy: od dnia podpisania umowy do 30 listopada  2019 roku. Etap drugi: od dnia podpisania umowy do 21 grudnia 2019 roku. V Dokumenty wymagane od Wykonawcy celem złożenia oferty:

1. formularz cenowy – załącznik nr 1 do zapytania ofertowego;
2. oświadczenie o spełnieniu warunku udziału w postępowaniu tj. posiadania statusu przedsiębiorstwa społecznego. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji oświadczenia.

VI Sposób przygotowania oferty, miejsce i termin jej złożenia:

• Ofertę można sporządzić w formie pisemnej na adres: Starostwo Powiatowe w Świeciu ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie, pokój nr 316 – Kancelaria Ogólna, w kopercie z opisem: „Oferta na przygotowanie i przeprowadzenie kampanii „ Powiat Świecki – Świecimy przykładem nie plastikiem” i posiadającej oznaczenia: nazwę i adres wykonawcy.
• Ofertę można sporządzić w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowalnym podpisem elektronicznym i złożyć na adres: przetargi@csw.pl
• Na ofertę składają się wszystkie dokumenty wymienione w pkt. V niniejszego zapytania ofertowego.
• W przypadku złożenia oferty przez Wykonawcę bez wymaganych dokumentów Zamawiający wzywa do jej uzupełnienia. W przypadku nieuzupełnienia w wyznaczonym terminie Zamawiający odrzuca ofertę Wykonawcy.
• Termin złożenia oferty: do dnia 4.11.2019 r. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

VII. Kryteria oceny ofert

1. Cena – waga 60 pkt:

Sposób wyliczenia: cena najtańszej oferty/cenę badanej oferty*60%

2. Ocena opracowania sposobu/strategii przeprowadzenia kampanii wśród mieszkańców powiatu świeckiego – waga 40 pkt

Ocena:                                 Bardzo dobry: 40 pkt Dobry: 20 pkt Słaby: 5 pkt Brak: 0 pkt Ocenę oferty będzie stanowiła suma punktów uzyskanych w każdym z kryterium. VIII. Warunki płatności Płatność będzie dokonana po zakończeniu każdego z etapów w ciągu 14 dni od daty wystawienia faktury. Zamawiający umożliwia przyjęcie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej wystawianej w ramach realizacji zamówienia publicznego poprzez Platformę PEF: https://efaktura.gov.pl/ pod adresem PEF 559-16-98-086.

1. Klauzula informacyjna RODO

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych  i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy, że:

1. Administrator danych:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w Starostwie Powiatowym w Świeciu jest Starosta Świecki. Dane adresowe: ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie. Telefon: 52 56 83 100. Adres e-mail: sekretariat@csw.pl

2. Inspektor Ochrony Danych:

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych może Pani/Pan kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w następujący sposób:

• drogą elektroniczną: daneosobowe@csw.pl
• telefonicznie: 52 56 83 108,
• pisemnie: adres siedziby Administratora danych.

3. Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne  do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy), w celu udzielenia zamówienia publicznego na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Świeciu stanowiącym załącznik do Zarządzenia Starosty Świeckiego nr 36/19 z dnia 14 października 2019 roku. Podstawą prawną powyższych działań jest zgoda Wykonawcy wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postępowaniu.

4. Odbiorcy danych osobowych:

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być: 1)            wszystkie zainteresowane podmioty i osoby, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne. 2)            na potrzeby kontroli przebiegu zamówienia publicznego, w szczególności: Urząd Zamówień Publicznych, Komisja Rewizyjna, Urząd Kontroli Skarbowej, Regionalna Izba Obrachunkowa, Urząd Skarbowy, ZUS, UOKIK, NIK, Urząd Marszałkowski, Urząd Wojewódzki i inne działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa; 3)            inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem przetwarzają dane osobowe .

5. Okres przechowywania danych osobowych:

Dane osobowe będą przechowywane przez okres 10 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku realizacji zamówienia poprzez zlecenie czas przechowywania dokumentacji wynosi 5 lat.

6. Prawa osób, których dane dotyczą:

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia: posiada Pani/Pan: 1)            na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; 2)            na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *; 3)            na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **; 4)            na podstawie art. 20 RODO prawo do przenoszenia danych osobowych; nie przysługuje Pani/Panu: 1)            w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; 2)            na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

7. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

Może Pani/Pan wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie, przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli sądzi Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

8. Informacja o wymogu dobrowolności podania danych oraz konsekwencjach nie podania danych osobowych:

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe. W przypadku nie podania przez Panią/Pana danych osobowych wymaganych przepisami prawa, niemożliwe będzie zrealizowanie zadania, co może skutkować nie udzieleniem zamówienia

9. Państwa dane osobowe nie są i nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w celu podjęcia jakiejkolwiek decyzji i nie będą profilowane.

Projekt umowy    

U M O W A Nr ______/2019

zawarta w dniu _________________ w Świeciu pomiędzy POWIATEM ŚWIECKIM z siedzibą 86-100 Świecie, ul. Gen. Józefa Hallera 9 reprezentowanym przez:

1. Starostę – Barbarę Studzińską
2. Wicestarostę – Franciszka Koszowskiego

przy kontrasygnacie Skarbnika Powiatu – Dariusza Woźniaka zwanym w treści umowy „Zamawiającym” a ______________________________________________________ reprezentowaną przez: ________________________________________________________ zwanym w treści umowy „Wykonawcą” Umowa jest zawarta na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019r. poz. 1843). §1

1. Przedmiotem umowy jest:

Przygotowanie i przeprowadzenie kampanii „Powiat Świecki – Świecimy przykładem nie plastikiem”. Kampania składa się z dwóch etapów. Etap pierwszy:

1. Zaprojektowanie i uszycie 5 tysięcy toreb bawełnianych
2. Wydruk 5 tysięcy ulotek.

Etap drugi:

1. a) Kolportaż toreb i ulotek wśród mieszkańców powiatu świeckiego.

§2 1. Termin realizacji zamówienia: Etap pierwszy: od dnia podpisania umowy do 30 listopada  2019 roku. Etap drugi: od dnia podpisania umowy do 21 grudnia 2019 roku. §3 1. W przypadku opóźnienia w realizacji zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 50 zł za każdy dzień zwłoki. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kary umownej z tytułu odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy – w wysokości 10 % wartości całkowitej umowy brutto, określonej w ofercie Wykonawcy. 3.Kary powyższe mogą być stosowane kumulatywnie. 4. W przypadku, gdy kary umowne nie pokrywają szkody wyrządzonej Zamawiającemu z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy Zamawiający ma prawo dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego.  §4

1. Wykonawca udzieli Zamawiającemu, bez ograniczeń co do terytorium, czasu, liczby egzemplarzy licencji do logo kampanii w zakresie:
2. utrwalania i kopiowanie dowolną techniką, wprowadzenie do pamięci komputerów i serwerów sieci komputerowych,
3. wystawiania lub publicznej prezentacji, w tym podczas seminariów i konferencji,
4. wykorzystywanie w materiałach wydawniczych oraz we wszelkiego rodzaju mediach audio-wizualnych i komputerowych.

§5 Na podstawie złożonej oferty strony ustalają następujące wynagrodzenie dla Wykonawcy: ___________________ zł brutto. §6

1. Strony ustalają, że Wykonawca wykona zamówienie za pomocą Podwykonawców / bez pomocy Podwykonawców*. (*)niepotrzebne skreślić
2. Wykonawca zleci Podwykonawcy następujący zakres czynności: kolportaż 1000 sztuk toreb oraz 1000 sztuk ulotek na terenie miasta Świecie.
3. Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za należyte wykonanie usługi przez Podwykonawcę i ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za zapłatę wynagrodzenia za prace wykonane przez Podwykonawcę.
4. Do faktury wystawionej przez Wykonawcę załączone będzie zestawienie należności dla wszystkich Podwykonawców.
5. Warunkiem zapłaty przez Zamawiającego należnego wynagrodzenia za wykonane usługi jest przedstawienie dowodów zapłaty wymagalnego wynagrodzenia Podwykonawcom, dowodami takimi będą:
6. kopia wystawionej przez Podwykonawcę faktury VAT,
7. W przypadku nie przedstawienia przez Wykonawcę dowodu zapłaty wymienionego w ust. 5 wstrzymuje się wypłatę należnego wynagrodzenia za daną fakturę VAT, w części równej sumie kwot wynikających z nieprzedstawienia dowodów zapłaty.
8. W przypadku uchylenia się przez Wykonawcę od obowiązku zapłaty Zamawiający dokonuje bezpośredniej zapłaty wymagalnego wynagrodzenia przysługującego Podwykonawcy.
9. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 7 dotyczy wyłącznie należności powstałych po przedłożeniu Zamawiającemu poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o podwykonawstwo. Bezpośrednia zapłata obejmuje wyłącznie należne wynagrodzenie, bez odsetek należnych Podwykonawcy.
10. Przed dokonaniem bezpośredniej zapłaty Zamawiający wystąpi do Wykonawcy o zgłoszenie pisemnych uwag dotyczących zasadności bezpośredniej zapłaty Podwykonawcy.

W przypadku dokonania bezpośredniej zapłaty Podwykonawcy Zamawiający potrąca kwotę wypłaconego wynagrodzenia z wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

10. Postanowienia powyższe stosuje się odpowiednio do Dalszych Podwykonawców.

§7

1. Wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej i zgodnej z niniejszą umową realizacji przedmiotu umowy.
2. Należne wykonawcy wynagrodzenie będzie płatne na podstawie faktur VAT. Faktura wystawiona na: Powiat Świecki, ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86 – 100 Świecie, NIP 559 187 68 20.

3. Zamawiający umożliwia przyjęcie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej wystawianej w ramach realizacji zamówienia publicznego poprzez Platformę PEF: https://efaktura.gov.pl/ pod adresem PEF 559-16-98-086.
4. Płatność za fakturę VAT będzie dokonana przelewem na konto Wykonawcy podane w fakturze, w ciągu 14 dni licząc od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.
5. Płatność uważa się za zrealizowaną w dniu wypływu środków pieniężnych z konta Zamawiającego.

§8 Zamawiający rozwiąże umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia w sytuacji:

• nie dotrzymania przez Wykonawcę chociażby jednego z postanowień umowy, do których się zobowiązał,
• wykonania usługi niezgodnie ze złożoną ofertą.

§9 Zmiana umowy może nastąpić w następujących przypadkach:

• zmiana organizacyjna stron np. zmiana reprezentacji, siedziby firmy etc.
• zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy.

§10 Wykonawca nie może dokonać przeniesienia swoich wierzytelności wobec Zamawiającego na osoby lub podmioty trzecie bez uprzedniej zgody Zamawiającego. Jakakolwiek cesja dokonana bez takiej zgody nie będzie ważna i stanowić będzie istotne naruszenie postanowień umowy uprawniające Zamawiającego do odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. §11

1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
3. Ewentualne spory mogące wynikać na tle niniejszej umowy rozstrzygać będzie Sąd Rejonowy w Świeciu.
4. Niniejsza umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

ZAMAWIAJĄCY                                                                                      WYKONAWCA      

Załączniki