Zarządzenie Nr 41/21Starosty Świeckiego z dnia 30 czerwca 2021 r. w sprawie przyjęcia Instrukcji Inwentaryzacyjnej w Starostwie Powiatowym w Świeciu

Na podstawie art. 40 ust. 1, art. 53 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r.  poz. 305) art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r.  poz. 217) zarządzam, co następuje:

                                                      .

CZĘŚĆ I

Postanowienia wstępne

§ 1. Instrukcja inwentaryzacyjna określa:

1)  reguły odpowiedzialności za składniki mienia powiatu,

2)  zasady przeprowadzania inwentaryzacji,

3)  sposób, terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji,

4)  ustalanie i rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych,

5)  dokumentację związaną z inwentaryzacją.

CZĘŚĆ  II

Odpowiedzialność za składniki majątkowe

§ 2. 1. Odpowiedzialność za należyte zabezpieczenie majątku powiatu ponosi Sekretarz Powiatu, na którym również ciąży obowiązek nadzoru nad właściwą eksploatacją majątku i zabezpieczeniem go przed kradzieżą i zniszczeniem.

2. Odpowiedzialność za właściwą eksploatację i ochronę składników majątkowych w czasie godzin pracy ponoszą pracownicy, których pieczy składniki te powierzono w związku z zajmowanym stanowiskiem.

§ 3. 1. Pozostałe środki trwałe objęte ewidencją ilościowo – wartościową wyposażenia biurowego winny być przypisane do każdego pomieszczenia z osobna i ujęte w spisie inwentarzowym sporządzonym na arkuszu spisu z natury.

2. Spis inwentarzowy zawierający oprócz nazwy wydziału, rodzaj, ilość składników wyposażenia, ich numer inwentarzowy (dot. majątku podlegającego ewidencji ilościowo-wartościowej) sporządzony na wzorze stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia w jednym egzemplarzu ( kopia arkusza spisu z natury ) znajduje się u kierownika wydziału merytorycznego.

3. Wszelkie zmiany w stanie wyposażenia danego pomieszczenia biurowego lub innego mogą nastąpić za wiedzą:

1) Sekretarza Powiatu lub osoby upoważnionej przez niego (pracownika Wydziału Organizacyjnego),

2)  pracowników odpowiedzialnych za jego eksploatację i ochronę.

4. Zmiany te każdorazowo powinny być zgłoszone do wydziału finansowego (w zakresie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych) na obowiązujących drukach szczegółowo opisanych w treści instrukcji. Natomiast zmiany dotyczące pozostałych środków trwałych powinny być zgłaszane do Wydziału Organizacyjnego. Obowiązek dopilnowania zgłoszenia zmian ciąży na Sekretarzu Powiatu.

§ 4. 1. Pracownikom Starostwa może być powierzony na podstawie dowodu „OT” lub „PT” sprzęt biurowy do użytku indywidualnego. Otrzymując taki sprzęt pracownik podpisuje oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mu mienie na druku „ zakres czynności pracownika”. Oświadczenia te przechowuje się w aktach osobowych.

2. Obowiązkiem pracowników, którzy podpisali oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzony sprzęt do indywidualnego użytku, z którymi rozwiązywany jest stosunek pracy, jest rozliczenie się z powierzonego majątku.

§ 5. 1. Sekretarz Powiatu powinien zachować taką formę nadzoru, która skutecznie służy należytej ochronie składników majątkowych wyposażenia przed zniszczeniem lub kradzieżą.

2. W przypadku stwierdzenia nieodpowiednich warunków zabezpieczenia składników majątkowych Sekretarz Powiatu występuje z wnioskiem do Skarbnika Powiatu o zabezpieczenie środków finansowych na wykonanie koniecznych prac w celu usunięcia zagrożenia.

3. W przypadku stwierdzenia braku właściwych warunków dla zabezpieczenia składników majątkowych powierzonych pracownikowi do indywidualnego użytku, zainteresowany pracownik obowiązany jest zgłosić fakt Sekretarzowi Powiatu lub upoważnionemu przez Sekretarza pracownikowi Wydziału Organizacyjnego.

§ 6. 1. Obowiązek należytej troski o ochronę składników mienia przeznaczonego do użytku indywidualnego przed utratą lub zniszczeniem, spoczywa na pracowniku, któremu sprzęt taki powierzono.

2. W przypadku stwierdzenia utraty lub zniszczenia składnika majątkowego będącego na wyposażeniu Starostwa lub powierzonego pracownikowi do użytku indywidualnego, Sekretarz Powiatu lub upoważniony przez niego pracownik Wydziału Organizacyjnego zobowiązany jest ustalić okoliczności tego faktu, przeprowadzić postępowanie wyjaśniające celem ustalenia przyczyny lub osoby winnej utraty lub zniszczenia mienia i przedstawić Staroście wnioski w przedmiocie wyegzekwowania odpowiedzialności materialnej w myśl przepisów Kodeksu Pracy.

§ 7. 1. Odpowiedzialność za należyte i terminowe wystawianie obowiązujących dokumentów dotyczących zmian w stanie posiadania pozostałych środków trwałych o wartości od 1.000,00 zł do kwoty nieprzekraczającej 10.000,00 zł oraz środków trwałych o wartości 10.000,00 zł i powyżej 10.000,00 zł odpowiedzialność ponosi pracownik Wydziału Finansowego prowadzący ich ewidencję.

2. Dokonywanie przeniesień majątkowych składników wyposażenia między pomieszczeniami z pominięciem wymaganej procedury formalnej jest niedopuszczalne. Skutki prawne związane z utratą lub zniszczeniem w wyniku przesunięć obciążają pracowników, którzy przeniesień takich dokonali.

§ 8. 1 Pracownik ponosi odpowiedzialność za zniszczenie mienia powiatu powstałego wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków.

2.Odpowiedzialność pracownika z tego tytułu wiąże się z obowiązkiem wyrównania  szkody, zgodnie z kodeksem pracy.

3. Pracownik zobowiązany jest pokryć szkodę w pełnej wysokości jeżeli przekracza ona wartość trzykrotnych poborów w sytuacji gdy pracownik:

1) dopuścił się zagarnięcia mienia, albo w inny sposób umyślnie wyrządził szkodę zakładowi,

2) nie dopełnił obowiązku zwrotu,  albo rozliczenia się z powierzonych mu pieniędzy,  papierów wartościowych, kosztowności, narzędzi, instrumentów lub innego wyposażenia, a także odzieży ochronnej i roboczej lub sprzętu ochrony osobistej,

3) spowodował szkodę w mieniu innym niż wymienione w punktach 1 i 2, jeżeli było ono mu powierzone z obowiązkiem zwrotu.

CZĘŚĆ  III

 Inwentaryzacja

§ 9. Starostwo stosuje tryb i zasady przeprowadzania inwentaryzacji oraz rozliczanie jej wyników, które zostały określone w ustawie z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ), uzupełnione postanowieniami niniejszej instrukcji oraz ustaleniami wynikającymi z obowiązującej w Starostwie Polityce Rachunkowości.

§ 10. 1. Celem inwentaryzacji jest ustalenie na określoną datę rzeczywistego stanu składników majątku i zobowiązań.

2. Wyniki inwentaryzacji powinny:

1) umożliwić doprowadzanie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym,

2) zapewnić na podstawie uzyskanych danych realność informacji ekonomicznych,

3) umożliwić rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone im mienie,

4) zapewnić dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku na potrzeby jednostki,

5) stworzyć warunki dla usprawnienia gospodarki majątkiem przez przeciwdziałanie ujawnionym przejawom nieprawidłowości i marnotrawstwa.

§ 11. 1. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów ustala się w drodze:

1)   spisu z natury,

2)   uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia stanów na dzień inwentaryzacji,

3)   weryfikacji prawidłowości stanów wynikających z ksiąg rachunkowych przez porównanie ich z odpowiednimi  dokumentami.

2. Spisem z natury ustala się stan następujących aktywów:

1)   nie zużyte materiały biurowe na dzień 31 grudnia,

2)   nie zużyte paliwo w samochodach służbowych na dzień 31 grudnia,

3)    pozostałych środków trwałych,

4)   środków trwałych (z wyłączeniem trudnych oglądowi oraz gruntów).

3. Spisem z natury obejmuje się znajdujące się na terenie Starostwa składniki obce.

4. Spis z natury przeprowadza się przy wykorzystaniu komputera z oprogramowaniem firmy „Wolters Kluwer’ pn. „Wyposażenie” oraz drukarki kodów paskowych i czytnika kodów paskowych.

5. Wprowadza się także możliwość przeprowadzenia spisu z natury na drukach wypełnionych techniką ręczną.

6. W drodze uzyskania od banków i kontrahentów pisemnego potwierdzenia ustala się stany następujących aktywów i pasywów:

1) krajowych i zagranicznych środków pieniężnych na rachunkach bankowych, kredytów bankowych, pożyczek, lokat,

2)  wyemitowanych obligacji,

3)  pozostałych rozrachunków z dostawcami i odbiorcami.

7. Nie wymaga pisemnego uzgodnienia wynikającego z ksiąg rachunkowych stan należności i zobowiązań:

1) wobec osób fizycznych, jeżeli nie prowadzą ksiąg rachunkowych,

2) należności spornych i wątpliwych,

3) należności i roszczeń z tytułu niedoborów,

4) sald zerowych,

5) należności i zobowiązań z pracownikami.

8. Pozostałe aktywa i pasywa powinny być zweryfikowane drogą analizy zapisów księgowych i ich porównania z dokumentami, stanowiącymi podstawę zapisów.

§ 12. 1. Inwentaryzacja może być przeprowadzana metodą:

1) pełnej inwentaryzacji okresowej,

2) pełnej inwentaryzacji ciągłej,

3) wyrywkowej inwentaryzacji okresowej lub ciągłej.

2. Pełna inwentaryzacja okresowa polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników aktywów lub pasywów objętych inwentaryzacją. Metodę pełnej inwentaryzacji okresowej stosuje się szczególnie w przypadku: zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie, zdarzeń losowych powodujących konieczność ustalenia szkody oraz rzeczywistego stanu składników majątkowych.

3. Pełna inwentaryzacja ciągła polega na sukcesywnym ustalaniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników aktywów i pasywów objętych inwentaryzacją, tak, aby w wyznaczonym okresie stan ten został ustalony dla wszystkich składników stanowiących całość danych aktywów i pasywów. Metodę tą stosuje się w odniesieniu do rzeczywistych składników majątku objętych ewidencją ilościowo-wartościową, gdyż umożliwia ona ustalenie na dzień dokonywania spisu z natury dla każdej inwentaryzowanej grupy składników majątku, ich ilości i wartości, a tym samym ustalenie różnic ilościowych i wartościowych

4. Wyrywkowa inwentaryzacja okresowa lub ciągła polega na ustaleniu w ciągu roku, w dowolnym terminie, w drodze spisu z natury stanu rzeczywistego części składników aktywów lub pasywów objętych inwentaryzacją.

§ 13. 1. Terminy, częstotliwość i warianty inwentaryzacji dla Starostwa ustala Starosta na wniosek głównego księgowego. Nadzwyczajne okoliczności mogą być przyczyną obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji w innych, odpowiednich do konkretnych przypadków, terminach.

2. Sposób, termin i częstotliwość inwentaryzacji obowiązujące w Starostwie przedstawia poniższa tabela:

Lp.	Rodzaj aktywówi pasywów	Sposóbinwentaryzacji	Termini częstotliwość
1.	Grunty i środki trwałe trudno dostępne oglądowi, będące w ewidencji bilansowej	porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami , m.in. potwierdzającymi tytuł prawny do gruntu o określonej lokalizacji	na ostatni dzieńroku obrotowego

 

2.	Grunty i środki trwałe trudno dostępne oglądowi, będące w ewidencji pozabilansowej	porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami , m.in. potwierdzającymi tytuł prawny do gruntu o określonej lokalizacji	na ostatni dzieńroku obrotowego.
3.	Wartości niematerialne i prawne, będące w ewidencji bilansowej	porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami m.in. potwierdzającymi tytuł prawny	na ostatni dzieńroku obrotowego.
4.	Wartości niematerialne i prawne, będące w ewidencji pozabilansowej	porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami m.in. potwierdzającymi tytuł prawny	na ostatni dzieńroku obrotowego
5.	Środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych	uzyskanie pisemnego potwierdzenia od banku prawidłowości wykazanego salda	na ostatni dzieńroku obrotowego
6.	Należności i zobowiązania wobec kontrahentów	uzyskanie pisemnego potwierdzenia od kontrahenta prawidłowości salda wykazanego w księgach rachunkowych	na ostatni dzień roku obrotowego z możliwością jej przeprowadzenia w IV kwartale roku obrotowego, a kończąc do 15 stycznia roku następnego.
7.	Własne składniki majątkowe powierzone kontrahentom	uzyskanie pisemnego potwierdzenia prawidłowości ich stanu wykazanego w księgach rachunkowych	na ostatni dzień roku obrotowego z możliwością jej przeprowadzenia w IV kwartale roku obrotowego, a kończąc do 15 stycznia roku następnego
8.	Należności i zobowiązania wobec pracowników	porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami	na ostatni dzień roku obrotowego z możliwością jej przeprowadzenia w IV kwartale roku obrotowego, a kończąc do 15 stycznia roku następnego
9.	Należności i zobowiązania publiczno – prawne	porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami	na ostatni dzień roku obrotowego z możliwością jej przeprowadzenia w IV kwartale roku obrotowego, a kończąc do 15 stycznia roku następnego

 

10.	Należności sporne i wątpliwe	porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami	na ostatni dzień roku obrotowego z możliwością jej przeprowadzenia w IV kwartale roku obrotowego, a kończąc do 15 stycznia roku następnego
11.	Nie zużyte materiały i towary odpisywane w koszty w momencie ich zakupu (np. materiały biurowe, druki ścisłego zarachowania, paliwo samochodowe, tablice rejestracyjne)	spis z natury	na ostatni dzień każdego roku obrotowego
12.	Znajdujące się na terenie strzeżonym i objęte ewidencją ilościowo-wartościową: pozostałych środków trwałych tzw. przedmiotów nietrwałych stanowiących wyposażenie, które nie zalicza się do środków trwałych	spis z natury	raz w ciągu 2 lat
13.	Środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie strzeżonym	spis z natury	raz w ciągu 4 lat
14.	Pożyczki i kredyty oraz obligacje	uzyskanie pisemnego potwierdzenia wykazanego salda	na ostatni dzieńroku obrotowego
15.	Pozostałe aktywa i pasywa nie wymienione wyżej	porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, stanowiącymi podstawę zapisu księgowego	na ostatni dzieńroku obrotowego
16.	Należności warunkowe	uzyskanie pisemnego potwierdzenia od kontrahenta prawidłowości salda wykazanego w księgach rachunkowych	na ostatni dzień roku obrotowego z możliwością jej przeprowadzenia w IV kwartale roku obrotowego, a kończąc do 15 stycznia roku następnego

 

3. Przed inwentaryzacją w drodze spisu z natury należy przeprowadzić likwidację zbędnych i zużytych składników majątkowych.

4. likwidacja składników majątkowych może nastąpić także w innym terminie niż określony w ust.3.

5. Inwentaryzację w drodze weryfikacji przeprowadza się corocznie według stanu na ostatni dzień roku obrotowego poprzez porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, stanowiącymi podstawę dokonania ewidencji w zasobach prowadzonych przez wydziały merytoryczne

§ 14. 1. W skład komisji inwentaryzacyjnej winny być powołane osoby, które gwarantują właściwą jakość oraz spełnienie podstawowych celów inwentaryzacji.

2. Nie mogą być powoływane osoby odpowiedzialne materialnie za inwentaryzowane składniki, główny księgowy oraz osoby prowadzące ich ewidencję i rozliczenia, co nie dotyczy pracowników wydziału finansowego prowadzących ewidencję księgową aktywów oraz pasywów inwentaryzowanych drogą uzgodnienia sald lub porównań danych ewidencji z dokumentacją.

3. Osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązane są do odpowiedniego przygotowania pól spisowych (uzupełnienie dokumentacji, wywieszek ułatwiających identyfikację składników i posługiwanie się jednolitym ich nazewnictwem, złożenia stosownych oświadczeń wstępnych i końcowych, dokonania uzgodnienia prowadzonej ewidencji ilościowej z ewidencją księgową, aktywnego uczestnictwa w procesie przeprowadzania inwentaryzacji, dopilnowania jej poprawności oraz prawidłowości sporządzania arkuszy spisowych, ustosunkowania się do materiałów inwentaryzacyjnych, a zwłaszcza do ustalonych różnic inwentaryzacyjnych oraz złożenia odpowiednich wyjaśnień z podaniem przyczyn powstania niedoborów i nadwyżek).

§ 15. 1. Do przeprowadzenia inwentaryzacji powinna być powołana komisja inwentaryzacyjna. Komisję inwentaryzacyjną w pełnym składzie powołuje na wniosek głównego księgowego kierownik jednostki.

2. Główny księgowy przeprowadza szkolenie członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych.

3. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej posiada następujące uprawnienia i obowiązki:

1) stawia wnioski o powołanie zespołów spisowych oraz w sprawie zmian lub uzupełnień w ich składzie,

2) wyznacza wśród członków zespołu spisowego swojego zastępcę oraz ustala zakres czynności ,

3) organizuje prace przygotowawcze do inwentaryzacji oraz pilnuje ich wykonania we właściwym terminie; do prac tych w szczególności należy sprawdzenie czy:

a) środki trwałe o charakterze wyposażenia w używaniu są oznakowane,

b) materiały są poukładane w sposób przejrzysty, umożliwiający do nich łatwy dostęp oraz łatwe i szybkie ich przeliczenia,

4)  rozlicza się z arkuszy spisowych z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania,

5) stawia w uzasadnionych przypadkach wnioski w sprawie:

a) zmiany terminu inwentaryzacji,

b) przeprowadzenia inwentaryzacji w sposób uproszczony polegający na zastąpieniu:

– spisu z natury – porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem faktycznym,

– spisu z natury – porównaniem danych ewidencyjnych z dokumentacją,

– przeprowadzeniu spisów uzupełniających lub powtórnych,

6) zarządza w uzasadnionych przypadkach przyjęcie lub wydanie składników majątku w czasie spisu,

7) kontroluje przygotowania do spisu oraz przebieg spisów z natury,

8) kontroluje pod względem formalnym i rachunkowym, wypełnione przez zespoły spisowe, arkusze spisów z natury i inne dokumenty z inwentaryzacji,

9) pilnuje terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie,

10) ustala przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych i formułuje wnioski w sprawie ich rozliczenia,

11) przygotowuje wnioski o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych,

12) stawia wnioski w sprawie sposobu zagospodarowania, ujawnionych w czasie inwentaryzacji, zapasów niepełnowartościowych, zbędnych lub nadmiernych oraz w sprawie usprawnienia gospodarki rzeczowymi i pieniężnymi składnikami majątku.

4. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może część z wymienionych czynności zlecić do wykonania członkom komisji inwentaryzacyjnej, nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialności za ich prawidłowe i terminowe wykonanie.

§ 16. Spisu z natury rzeczowych składników majątku trwałego i obrotowego dokonuje komisja inwentaryzacyjna, zgodnie z harmonogramem inwentaryzacji, w obecności osób odpowiedzialnych materialnie.

§ 17. Ustalenia rzeczywistego stanu z natury, w tym ilości inwentaryzowanych składników, dokonują – w przypadku spisów z natury – komisja inwentaryzacyjna wspólnie z osobami odpowiedzialnymi materialnie, w drodze dokładnego przeliczenia inwentaryzowanych składników, które podlegają wpisaniu do kolejnej pozycji arkusza spisowego.

§ 18. Nadzór nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych sprawuje główny księgowy lub inni wyznaczeni przez Starostę pracownicy.

§ 19. 1. Przed przystąpieniem do rozpoczęcia spisów z natury osoby materialnie odpowiedzialne składają przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej oświadczenie wstępne, stwierdzające, że inwentaryzowane składniki zostały poprawnie udokumentowane, a wszystkie związane z tym dokumenty zostały przekazane do wydziału finansowego i ujęte do prowadzonej ewidencji księgowej.

2. Jeżeli w spisie z natury z ważnych przyczyn nie może brać udziału osoba materialnie odpowiedzialna i nie upoważni do tej czynności innej osoby, spis z natury powinien być przeprowadzony przez co najmniej trzyosobową komisję, wyznaczoną przez kierownika jednostki.

§ 20. Komisji inwentaryzacyjnej należy również przedłożyć oświadczenie o uzgodnieniu ewidencji prowadzonej w określonym polu spisowym z ewidencją księgową według stanu na dzień spisu.

§ 21. Po zakończeniu spisów osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązane są do złożenia komisji inwentaryzacyjnej oświadczeń końcowych, obejmujących ewentualnie ocenę przebiegu i jakości dokonanego spisu oraz zawierających stwierdzenie, że w związku z dokonanym spisem nie wnoszą (lub wnoszą) do treści spisów i pracy komisji inwentaryzacyjnej uwag, zastrzeżeń czy też wątpliwości.

§ 22. Składniki nadmierne, zbędne, a także składniki obce znajdujące się w ewidencji pozabilansowej spisuje się na odrębnych arkuszach spisowych. Wszystkie składniki majątkowe winny być spisane według osób materialnie odpowiedzialnych, poszczególnych wydziałów merytorycznych, samodzielnych stanowisk.

§ 23. Arkusze spisowe traktuje się jako druki objęte ścisłą kontrolą i wydaje się przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej, po uprzednim ponumerowaniu i zaparafowaniu przez głównego księgowego, za pokwitowaniem, do późniejszego rozliczenia po zakończeniu spisów.

§ 24. W arkuszach spisowych komisja inwentaryzacyjna wpisuje istotne informacje, a w szczególności:

1) na każdym arkuszu spisu: określenie objętego inwentaryzacją pola spisowego oraz rodzaju inwentaryzacji, nazwiska, imiona i podpisy osób materialnie odpowiedzialnych, komisji inwentaryzacyjnej oraz innych osób uczestniczących przy spisie, datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia spisu,

2) w każdej pozycji spisu: cechy spisywanych składników umożliwiające ich identyfikację, ilości poszczególnych składników,

3) adnotacje, na której pozycji spis zakończono,

4) arkusze spisowe z natury sporządza się w dwóch egzemplarzach.

§ 25. W czasie inwentaryzacji nie powinno mieć miejsca wydawanie lub przyjmowanie w polu spisowym składników majątkowych, jednakże w przypadkach szczególnych przewodniczący komisji może w uzgodnieniu z głównym księgowym zarządzić dokonanie takich operacji. W takiej sytuacji należy odpowiednio oznaczyć dowody ruchu takich składników w przypadku przyjęć, najlepiej je przejściowo złożyć w wydzielonym miejscu, a także dokonać odpowiednich adnotacji w arkuszach spisowych, zapewniających rzetelne rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych.

§ 26. Korekty błędnych zapisów w arkuszach spisowych mogą być dokonywane przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej przez czytelne skreślenie, liczb lub wyrazów, wpisanie kwoty lub treści poprawnej, wpisanie daty dokonania poprawki oraz opatrzenie podpisem poprawiającego.

§ 27. Po zakończeniu czynności inwentaryzacyjnych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej rozlicza się z pobranych i nie zużytych arkuszy spisów z natury oraz przekazuje kompletną dokumentację inwentaryzacyjną głównemu księgowemu Starostwa do wyceny i ustalenia różnic inwentaryzacyjnych. Główny księgowy zarządza sporządzenie zestawień zbiorczych spisów z natury lub zestawień różnic inwentaryzacyjnych.

§ 28. W Wydziale Finansowym następuje pełna kontrola jakości i poprawności dokumentacji przeprowadzonej inwentaryzacji, wycena arkuszy spisowych oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych zarówno na podstawie otrzymanych od komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych, jak i otrzymanych potwierdzeń sald oraz przeprowadzonych porównań dokumentacji pozostałych aktywów i pasywów z ich ewidencją księgową, objętych specjalnymi protokołami inwentaryzacji składników nie ujętych w spisach z natury.

§ 29. 1. Wyniki rozliczenia inwentaryzacji z wyeksponowaniem różnic inwentaryzacyjnych przekazywane są ponownie przez głównego księgowego przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej celem przeprowadzenia ich weryfikacji m.in. na podstawie wyjaśnień składanych na żądanie komisji inwentaryzacyjnej przez osoby odpowiedzialne materialnie, głównych użytkowników, a w odniesieniu do różnic w zakresie rozrachunków oraz pozostałych pasywów i aktywów nie inwentaryzowanych w drodze spisów z natury – przez pracowników księgowości, radcę prawnego lub innych pracowników merytorycznych.

2. Komisja inwentaryzacyjna zobowiązana jest opracować protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych oraz sformułować stosowne wnioski dotyczące sposobu ich rozliczenia.

§ 30.1. W odniesieniu do różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek) stwierdzonych na podobnych składnikach majątkowych dopuszczalne jest dokonanie – na wniosek osób odpowiedzialnych materialnie, komisji inwentaryzacyjnej, albo z inicjatywy głównego księgowego lub Starosty – wzajemnych kompensat tych różnic, z tym zastrzeżeniem, że kompensatą objęte zostaną mniejsze ilości kompensowanych niedoborów i nadwyżek, liczonych po niższej cenie, stwierdzonych w tym samym spisie, u tej samej osoby odpowiedzialnej materialnie i w tym samym polu spisowym, pozostałe po kompensacie różnice ilościowo – wartościowe i wartościowe są przedmiotem odrębnej weryfikacji, rozpatrzenia, wniosków, opinii i decyzji Starosty.

2. Nie wolno kompensować niedoborów z nadwyżkami w środkach trwałych.

§ 31.1. Decyzję o sposobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych podejmuje Starosta. Główny księgowy zarządza odpowiednie księgowanie różnic inwentaryzacyjnych powodujące korekty stanów ewidencyjnych.

2. Różnice inwentaryzacyjne mogą występować jako:

1) niedobory – gdy stan ewidencyjny jest wyższy od rzeczywistego,

2) nadwyżki – gdy stan ewidencyjny jest niższy od rzeczywistego .

3. Niedobory kwalifikuje się na:

1) ubytki naturalne,

2) niedobory nadzwyczajne,

3) niedobory zawinione i niezawinione.

§ 32. Ujmowane w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć tego roku, na który przypadł termin inwentaryzacji.

§ 33. Wzory niezbędnych druków stanowią załączniki do niniejszej instrukcji:

1) zarządzenie Starosty Świeckiego w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji  w Starostwie Powiatowym w Świeciu (załącznik nr 1);

2)  plan inwentaryzacji (załącznik nr 2);

3)  arkusz spisu z natury (załącznik nr 3);

4)  oświadczenia wstępne (załącznik nr 4);

5) oświadczenia końcowe (załącznik nr5);

6)  sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury (załącznik nr 6);

7)  zestawienie różnic inwentaryzacyjnych (załącznik nr 7);

8)   protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych (załącznik nr 8);

9)   protokół weryfikacji salda konta 011 „Środki trwałe (załącznik nr 9);

10) protokół weryfikacji salda konta 020 „wartości niematerialne i prawne’ (załącznik nr  10);

11) protokół weryfikacji salda konta 030 „Długoterminowe aktywa finansowe udziały” ( załącznik nr 11)

12) protokół weryfikacji salda konta 080 „Inwestycje rozpoczęte” (załącznik nr 12);

13) protokół z inwentaryzacji aktywów i pasywów z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji (załącznik nr 13);

14) potwierdzenie zgodności sald należności (załącznik nr 14);

15) oświadczenie o uzgodnieniu ewidencji prowadzonej w inwentaryzowanym polu spisowym (załącznik nr 15).

CZEŚĆ IV

Postanowienia końcowe

§ 34. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i ma zastosowanie do ksiąg rachunkowych od 1 stycznia 2021 r.

§ 35. Traci moc Zarządzenie Starosty Świeckiego Nr 68/15 z dnia 28 października 2015 r.

§ 36. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu Świeckiego.

 Starosta Świecki

 Barbara  Studzińska

• • Wersja do druku
  • Rodzaj aktu prawnego Zarządzenie Starosty
  • Rok podjęcia (podpisania) 2021
  • Status Obowiązujący
  • Sesja Nie dotyczy
  • Data podjęcia (podpisania) 30.06.2021
  • Data rozpoczęcia obowiązywania 01.01.2021
  • Data wejścia w życie 30.06.2021
  • Data publikacji w dzienniku urzędowym Nie opublikowano
  • Nr publikacji w dzienniku urzędowym Nie dotyczy
  • Pozycja w dzienniku urzędowym Nie opublikowano
  • Nr aktu prawnego 41/21
  • Czego dotyczy dodawany akt prawny przyjęcia Instrukcji Inwentaryzacyjnej w Starostwie Powiatowym w Świeciu
  • Podstawa prawna wydania podstawie art. 40 ust. 1, art. 53 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305) art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217)
  • Grupa aktów prawnych Zarządzenie Starosty
  • Typ treściAkty prawne

Załączniki

Informacje

Rejestr zmian