Zarządzenie Nr 220/18
Starosty Świeckiego
z dnia 03 stycznia 2018 r.
w sprawie instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Świeciu
Na podstawie art. 40 ust. 1, art. 53 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077) art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2017 r. poz. 2342 z późn. zm.
[1]) zarządzam, co następuje:
Część I
Postanowienia ogólne
- 1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku w zakresie, których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania.
- 2.1. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu.
- Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze.
- W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania (patrz załącznik nr 1 do instrukcji).
- 3.1. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze w stosunku do, których wskazana jest wzmożona kontrola.
- W Starostwie Powiatowym w Świeciu do druków ścisłego zarachowania zalicza się:
- czeki gotówkowe - ewidencję prowadzi kasjer;
- arkusze spisu z natury - ewidencję prowadzi główny księgowy;
- dowody księgowe kasa wyda – KW ( sporządzane ręcznie )- ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Organizacyjnego;
- dowody księgowe kasa przyjmie – KP ( sporządzane ręcznie ) - ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Organizacyjnego;
- protokoły zdawczo-odbiorcze gotówki w kasie – ewidencję prowadzi główny księgowy;
- karty drogowe – ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Organizacyjnego;
- prawo jazdy – ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji i Dróg;
- dowód rejestracyjny - ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji i Dróg;
- świadectwo kwalifikacji - ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji i Dróg;
- pozwolenie czasowe - ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji i Dróg;
- karta pojazdu - ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji i Dróg;
- znaki legalizacji na tablice rejestracyjne - ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji i Dróg;
- nalepka kontrolna na tablice rejestracyjne - ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji i Dróg;
- tablice rejestracyjne- ewidencję prowadzi pracownik Wydziału Komunikacji i Dróg.
- 4.1. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania.
- Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:
- przyjęciu ponumerowanych druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu;
- bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania.
- 5.1. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania są pracownicy prowadzący ich ewidencję.
- Sekretarz Powiatu jako osoba odpowiedzialna za prawidłową gospodarkę majątkiem trwałym powiatu jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należyte przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.
Część II
Postanowienia szczegółowe
- 6.1. Czeki gotówkowe oznakowane numerami ewidencyjnymi przez bank należy zaewidencjonować w księdze druków ścisłego zarachowania w Kasie.
- Zapotrzebowanie na czeki gotówkowe należy złożyć w banku na wzorze wskazanym przez bank.
- Zapotrzebowanie podpisują upoważnione osoby wymienione w karcie wzoru podpisów, złożonej w banku.
- 7.1. Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty wypełniane ręcznie należy ponumerować w momencie przyjęcia i zaprzychodować w księdze druków ścisłego zarachowania w Wydziale Organizacyjnym.
- Poszczególne karty bloków należy ponumerować bezpośrednio przed wydaniem ich do użytku, w celu zachowania ciągłości numerów w ciągu roku.
- Na okładce należy wpisać numery kart bloku.
- Po wyczerpaniu bloku, przy wydaniu następnego, na okładce należy wpisać okres, w którym druki zostały wykorzystane.
- Nie podlegają ewidencji w księdze druków ścisłego zarachowania dowody wpłaty i wypłaty gotówki wygenerowane i ponumerowane przez system komputerowy „Kasa”
- 8. Protokoły zdawczo-odbiorcze gotówki w kasie wypełnione ręcznie po uprzednim nadaniu im numerów należy zaewidencjonować w księdze druków ścisłego zarachowania w Wydziale Finansowym.
- 9.1. Arkusze spisu z natury, które wypełniane są ręcznie, również traktuje się jako druki ścisłego zarachowania i przed ich wydaniem osobie upoważnionej do odbioru, główny księgowy nadaje kolejny numer i od tego momentu są drukami ścisłego zarachowania.
- Arkusze spisu z natury składników majątkowych o wartości od 1.000,00 zł., wygenerowane w systemie komputerowym „Wyposażenie” posiadają numery nadane przez system komputerowy, które należy zaewidencjonować w księdze druków ścisłego zarachowania w Wydziale Finansowym.
- 10.1. Karty drogowe ponumerowane należy zaewidencjonować w księdze druków ścisłego zarachowania w Wydziale Organizacyjnym.
- Zapotrzebowanie na druki kart drogowych składa się w drukarni.
- 11. Druki wymienione w § 3 ust.1 pkt 7 – 14 należy zaewidencjonować w księdze druków ścisłego zarachowania w Wydziale Komunikacji i Dróg.
- 12. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych w ewidencji oraz nie posiadających wszystkich wymienionych wyżej oznaczeń.
- 13. Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie w miarę potrzeb (duża ilość druków) dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach, której wzór stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia .
- 14. Na ostatniej stronie należy wpisać: księga zawiera ..... stron, słownie....., kolejno ponumerowanych, przesznurowanych i opieczętowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem Starosty Powiatu oraz Głównego Księgowego Starostwa lub Skarbnika.
- 15. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:
1) dla przychodu – przyjęcie i ocechowanie druków na podstawie faktur zakupu
ewentualnie dowodu przyjęcia;
2) dla rozchodu – pokwitowanie osoby pobierającej druki.
- 16.1. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem.
- Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, wyskrobywanie lub zamazywanie korektorem omyłkowych zapisów.
- 17.1. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać prawidłowy.
- Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis datę dokonania tej czynności (art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości).
- 18. Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego.
- 19. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły likwidacji oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania, zapotrzebowania itp. należy przechowywać przez okres 5 lat. Dotyczy to także druków anulowanych.
- 20.1. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji, „anulowano” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności.
- Anulowane druki, o ile są broszurowane, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce.
- 21.1. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku.
- Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania.
- W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę.
- 22. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo- odbiorczym.
- 23. W przypadku zaginięcia (zagubienia, kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę i cechy (numery, serie) zaginionych druków.
- 24. W przypadku stwierdzenia zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:
1) sporządzić protokół zaginięcia;
2) w przypadku zaginięcia czeków powiadomić niezwłocznie bank finansujący, który czeki wydał;
3) w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa zawiadomić policję.
- 25. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania
powinny zawierać następujące dane:
1) liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków, z podaniem ilości
egzemplarzy w każdym komplecie druków;
2) dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria;
3) datę zaginięcia druków;
4) okoliczności zaginięcia druków;
5) miejsce zaginięcia druków;
6) nazwa i dokładny adres (miejscowość, ulica, nr domu) jednostki ewidencjonującej druki.
- 26. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
- 27.1. Druki, które utraciły swoją aktualność, druki uszkodzone, błędnie wypisane podlegają likwidacji.
- Kierownik wydziału merytorycznego zwraca się do Starosty z wnioskiem o powołanie, w zaproponowanym przez siebie składzie, komisji kwalifikującej druki ścisłego zarachowania do likwidacji. W skład komisji wchodzą trzy osoby. W skład komisji nie może wchodzić osoba odpowiedzialna za ewidencję druków. Zadaniem komisji jest dokonanie przeglądu druków ścisłego zarachowania przeznaczonych do likwidacji i sporządzenie ich spisu, który powinien uwzględniać: liczbę porządkową, symbol druku, nazwę druku, ilość przeznaczonych do likwidacji egzemplarzy oraz powód likwidacji. Wszyscy członkowie komisji podpisują protokół. Wzór protokołu określa Załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
- Po zatwierdzeniu protokołu przez Starostę, druki zakwalifikowane do likwidacji są przez komisję likwidacyjną fizycznie uszkadzane w sposób uniemożliwiający ich dalsze wykorzystanie. Fizycznej likwidacji dokonuje się przez pocięcie na niszczarce i spalenie lub przekazanie na makulaturę.
- Oryginał protokołu jest przekazywany do osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
Część III
Postanowienia końcowe
- 28.1. Zobowiązuję wszystkich pracowników właściwych merytorycznie z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z niniejszą instrukcją i przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień.
- Fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w instrukcji winien być potwierdzony na specjalnym oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.
- 29. Traci moc Zarządzenie Starosty Świeckiego Nr 255/14 z dnia 01 września 2014 r. w sprawie instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Świeciu.
- 30. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i ma zastosowanie do prowadzenia ksiąg rachunkowych od 01 stycznia 2018 r.
.................................
Starosta
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 220/18
Starosty Świeckiego
z dnia 03 stycznia 2018 r.
w sprawie instrukcji ewidencji
i kontroli druków ścisłego
zarachowania w Starostwie
Powiatowym w Świeciu.
.............................. ............................
(nazwa jednostki) (nazwa druku)
KSIĘGA DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA
| Lp. |
Data |
Treść od kogo
otrzymano lub
komu wydano
|
Seria i nr |
Ilość |
Stan |
Pokwitowanie
odbioru |
| Przychodu |
rozchodu |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Nr 220/18
Starosty Świeckiego
z dnia 03 stycznia 2018 r.
w sprawie
instrukcji kontroli druków
ścisłego zarachowania w
Starostwie Powiatowym
w Świeciu
Protokół
z likwidacji druków ścisłego zarachowania znajdujących się w ..........................................................................
( wpisać nazwę wydziału merytorycznego)
sporządzony przez komisję w składzie:
- ................................................
- ................................................
- ................................................
- W dniu ............................. do fizycznej likwidacji zakwalifikowane zostały następujące druki ścisłego zarachowania:
| Lp. |
Symbol druku |
Nazwa druku |
Ilość |
Powód likwidacji |
Uwagi |
| |
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
| |
|
|
|
|
|
................................... .......................................... .................................
podpis przewodniczącego komisji/ /podpis członka komisji/ /podpis członka komisji/
- Zatwierdzone do likwidacji druki zostały fizycznie uszkodzone i zlikwidowane w dniu ....................................
przez …………………………………………………………………………………………………………….:
( wymienić sposób likwidacji- pocięcie w niszczarce i spalenie lub przekazanie na makulaturę)
.................................. .......................................... .................................
/podpis/ /podpis/ /podpis/
- Protokół zatwierdzam: ..........................................................................
/ data i podpis Starosty/
Załącznik nr 3
do Zarządzenia Nr 220/18
Starosty Świeckiego
z dnia 03 stycznia 2018 r.
w sprawie instrukcji ewidencji
i kontroli druków ścisłego
zarachowania w Starostwie
Powiatowym w Świeciu
Oświadczenie
o przyjęciu do wiadomości i stosowania zasad przyjętych
w Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania
w Starostwie Powiatowym w Świeciu.
Niniejszym oświadczam, że przyjąłem /łam/ do wiadomości i ścisłego przestrzegania zasady, określone w Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Starostwie Powiatowym w Świeciu.. Jednocześnie zobowiązuję się do zapoznania z niniejszą Instrukcją podległych mi pracowników.
1)
| Lp. |
Imię i nazwisko |
Stanowisko |
Podpis |
| 1. |
Iwona Karolewska
|
Sekretarz Powiatu 1) |
|
| 2. |
Jolanta Wieczorek |
Kierownik Wydziału Organizacyjnego1) |
|
| 3. |
Mirosław Karwasz
|
Kierownik Wydziału Komunikacji i Dróg 1)
|
|
| 4. |
Danuta Trajder |
Główny Księgowy1)
|
|
[1] Zmiany do wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2017 r. poz. 2201.
-
-
Wersja do druku
- Rodzaj aktu prawnego
- Rok podjęcia (podpisania)
- Status
- Sesja
- Data podjęcia (podpisania)
..
- Data rozpoczęcia obowiązywania
..
- Data wejścia w życie
..
- Data publikacji w dzienniku urzędowym
..
- Nr publikacji w dzienniku urzędowym
- Pozycja w dzienniku urzędowym
- Nr aktu prawnego
- Czego dotyczy dodawany akt prawny
- Podstawa prawna wydania
- Grupa aktów prawnych
- Typ treściAkty prawne
