Kontrole prowadzone były według ustalonego w Starostwie Powiatowym w Świeciu planu kontroli na 2015 r. ze zmianami. Kontrole zostały przeprowadzone przez pracownika zatrudnionego na samodzielnym stanowisku ds. kontroli.
W okresie od 01.01.2015 r. do 31.12.2015 r. ogółem przeprowadzono 28 kontroli.
Pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku ds. kontroli wykonuje kontrolę instytucjonalną w zakresie kontroli wydziałów, stanowisk pracy, powiatowych jednostek organizacyjnych i innych podmiotów powiązanych z budżetem Powiatu.
Istotą czynności kontrolnych było szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi, przepisami wewnętrznymi, realizacją budżetu oraz ustalenie odchyleń od tych norm.
Kontrolą były objęte obowiązujące unormowania wewnętrzne co do ich zgodności z przepisami ustawowymi i obowiązującą praktyką dla ewentualnego zgłoszenia uwag dotyczących ich wadliwości lub dezaktualizacji, zwłaszcza gdy negatywnie oddziaływały na osiągnięcie celów założonych przez jednostkę.
Ujawnione w toku kontroli odstępstwa (negatywne) od obowiązującej normy, czy nieprawidłowości zobowiązały kontrolującego do zawiadomienia kierownictwa o ustaleniach a także sformułowania wniosków wskazujących na przyczyny powstania stwierdzonych odchyleń oraz wskazania, w jakim stopniu odchylenia te mogą wpłynąć na działanie jednostki, o ile nie zostaną w odpowiednim czasie skorygowane.
Kontrolujący wskazał osoby odpowiedzialne za realizację wniosków pokontrolnych. Ponadto wskazał sposób i środki zapobiegające występowaniu stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień oraz określił sposób i środki umożliwiające naprawę istniejącego stanu.
W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stany faktycznego odbywała się według określonych kryteriów takich jak:
- poprawność organizacyjna jednostki z punktu widzenia realizacji celów, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania w celu wykonania zadania,
- zgodności z prawem tzw. legalność, czyli zgodność z obowiązującymi przepisami ustawowymi i normami, zawartymi w obowiązujących w jednostce przepisach wewnętrznych,
- celowość – zapewniająca eliminację działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów jednostki, realizowana przez sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z ustalonym przeznaczeniem określonym w planie finansowym,
- gospodarność – ocena kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności i efektywności podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji,
- zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym.
Przy uwzględnieniu tych kryteriów kontrola spełniała funkcję instruktażową, profilaktyczną i kreatywną przez dostarczenie kontrolowanemu informacji o obowiązujących normach, w tym przepisach prawa, ich interpretacji i zasadach stosowania oraz pobudzenie do działań mających na celu unikania w przyszłości błędów i nieprawidłowości.
Realizacja planu kontroli w 2015 r. przedstawiała się następująco.
W styczniu 2015 r. dokonano kontroli kasy Starostwa w zakresie gospodarki gotówką i drukami ścisłego zarachowania. Nieprawidłowości nie stwierdzono.
W pierwszym i czwartym kwartale 2015 r. na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz zawartych umów przez Zarząd Powiatu Świeckiego przeprowadzono kontrole problemowe w zakresie prawidłowości wykorzystania przekazanej dotacji na zadania publiczne.
Kontrola ta dotyczyła oceny wykorzystania udzielonej dotacji, a w szczególności:
- wysokości i terminu przekazanej dotacji z budżetu Powiatu Świeckiego,
- prawidłowości wykorzystania dotacji i stopnia realizacji działań przewidzianych do sfinansowania dotacją.
Kontrolą objęto:
- Wyodrębnienie ewidencji księgowej dotyczącej otrzymanej dotacji.
- Prawidłowość dowodów księgowych stanowiących podstawę rozliczenia dotacji.
- Zgodność poniesionych wydatków z ustaleniami umowy.
- Prawidłowość sporządzenia sprawozdania z wykorzystania dotacji.
Przedmiotem kontroli nad sposobem realizacji zadań było w szczególności:
- stan realizacji zadań,
- efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania,
- prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania,
- prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy.
Kontrole obejmowały:
- prowadzenie Powiatowego Inkubator Przedsiębiorczości na wykonanie, którego udzielono wsparcia finansowego ze środków publicznych, w tym wydatkowanie przekazanych środków finansowych,
- zadanie w zakresie profilaktyki i ochrony zdrowia – „Profilaktyka narkomanii w Powiecie Świeckim”, na wykonanie którego udzielono wsparcia finansowego ze środków publicznych, w tym wydatkowania przekazanego Polskiemu Towarzystwu Zapobiegania Narkomanii – Oddział Terenowy w Świeciu środków finansowych, dotyczącego działań na rzecz Osób Niepełnosprawnych,
- prowadzenie Powiatowego Ośrodka Aktywnej Rehabilitacji Społecznej, na wykonanie którego udzielono wsparcia finansowego ze środków publicznych, w tym wydatkowania przekazanych Towarzystwu Wspierania Osób Niepełnosprawnych w Świeciu środków finansowych,
- zadanie w zakresie upowszechniania (organizacji) kultury fizycznej i sportu szkolnego, na wykonanie którego udzielono wsparcia finansowego ze środków publicznych, w tym wydatkowania przekazanych środków finansowych Powiatowemu Szkolnemu Związkowi Sportowemu i Uczniowskiemu Klubowi Sportowemu „SPRINT”,
- zadanie w zakresie organizacji wypoczynku dla dzieci i młodzieży, na wykonanie którego udzielono wsparcia finansowego ze środków publicznych, w tym wydatkowania przekazanych środków finansowych Chorągwi Kujawsko – Pomorskiej Związku Harcerstwa Polskiego Hufiec Świecie – Powiat.
- zadanie w zakresie realizacji zleconego zadania dotyczącego organizacji wypoczynku dla dzieci i młodzieży z terenu powiatu świeckiego pt.” Tatry – wypoczywam, poznaję, podziwiam.”, na wykonanie którego udzielono wsparcia finansowego ze środków publicznych, w tym wydatkowania przekazanych środków finansowych Ludowemu Uczniowskiemu Klubowi Sportowemu „Serock”.
- zadanie w zakresie aktywnej ochrony wód w powiecie świeckim - zwalczanie kłusownictwa wodnego w okresie masowego napływu turystów, na wykonanie którego udzielono wsparcia finansowego ze środków publicznych, w tym wydatkowania przekazanych środków finansowych Okręgowi Polskiego Związku Wędkarskiego w Bydgoszczy - Oddział Terenowy w Świeciu,
Kontrolujący dokonał analizy dokumentów związanych z realizacją zadania publicznego oraz wizytacji miejsc, w których realizowane były zadania publiczne.
W ramach czynności kontrolnych nad sposobem realizacji zadań publicznych, analizie poddane zostały:
- oferty złożone w konkursie,
- umowy,
- sprawozdania,
prowadzona bieżąca dokumentacja księgowa i merytoryczna.
W wyniku przeprowadzonej kontroli kontrolowane podmioty ocenione zostały pozytywnie.
Ponadto w pierwszym kwartale 2015 r. przeprowadzono kontrole problemowe innych podmiotów związanych z budżetem Starostwa.
Przeprowadzono kontrole w Międzygminnym Ośrodku Opiekuńczym w Pruszczu. Przedmiotem kontroli było wykorzystanie przekazanej dotacji za pobyt osób wymagających całodobowej opieki umieszczonych przez Starostę Świeckiego w Międzygminnym Ośrodku Opiekuńczym w Pruszczu w szczególności w zakresie:
- realizacji usługi,
- gospodarności wydatkowanych środków,
- dokonywania rozliczeń.
W tym zakresie przeprowadzono również kontrolę w Domu Pomocy Społecznej dla Osób Przewlekle Somatycznie Chorych w Świeciu. Przedmiot kontroli również obejmował sposób wykorzystania przekazanej dotacji za pobyt osób wymagających całodobowej opieki umieszczonych przez Starostę Świeckiego w Domu Pomocy Społecznej dla Osób Przewlekle Somatycznie Chorych w Świeciu.
W styczniu 2015 r. przeprowadzono kontrolę w Placówce Opiekuńczo - Wychowawczej dla Dziewcząt w Topolnie. Przedmiotem kontroli w tym przypadku było przestrzeganie realizacji zleconego zadania na podstawie zawartej umowy.
Kontrolą tą objęto:
- wyodrębnienie ewidencji księgowej dotyczącej otrzymanej dotacji;
- prawidłowość dowodów księgowych stanowiących podstawę rozliczenia dotacji;
- zgodność poniesionych wydatków z ustaleniami umowy;
- udokumentowanie udziału i liczby uczestników finansowanego z dotacji zadania;
- prawidłowość sporządzenia sprawozdań z wykorzystania dotacji.
W wyniku przeprowadzonej kontroli w kontrolowanym zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono.
W związku z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w myśl art. 68 i art. 69 (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 ze zmianami) oraz Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Nr 15, poz. 84) pracownik ds. kontroli w drugim kwartale 2015 r. przeprowadził kontrole problemowe w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Powiatu Świeckiego w:
- Centrum Administracyjnym Obsługi Placówek Opiekuńczo - Wychowawczych w Bąkowie,
- Powiatowym Zespole Ekonomiczno – Administracyjnym Szkół w Świeciu,
- Powiatowym Urzędzie Pracy w Świeciu,
- Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Świeciu,
- Powiatowym Zarządzie Dróg w Świeciu,
- Domu Pomocy Społecznej w Gołuszycach.
Kontrole obejmowały realizację procedur w zakresie działania jednostki wg standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, w tym w szczególności:
- Zawierania umów,
- Realizacji zamówień publicznych,
- Sporządzania dowodów księgowych.
W skontrolowanym zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono.
W trzecim kwartale 2015 roku pracownik ds. kontroli wewnętrznej przeprowadził kontrole problemowe dotyczące udzielania i rozliczania dotacji dla szkół niepublicznych z budżetu Powiatu Świeckiego, na zasadach wynikających z art.90 ustawy o systemie oświaty i uchwały Nr XXXII/201/13 Rady Powiatu Świeckiego z 27 listopada 2013 r. Dotacja przeznaczona była na dofinansowanie wydatków bieżących szkoły w zakresie kształcenia, wychowania i opieki.
Takie kontrole przeprowadzono w:
- Szkole Policealnej dla Dorosłych w Świeciu, ul. Chmielniki 2a,
- Technikum Zawodowym dla Dorosłych w Świeciu, ul. Chmielniki 2a,
- Akademickim Liceum Ogólnokształcącym w Świeciu, ul. Chmielniki 2a,
- Technikum Zawodowym dla Dorosłych w Świeciu, ul. Chmielniki 2a,
- Liceum Ogólnokształcącym dla Dorosłych w Świeciu, ul. Chmielniki 2a,
- Katolickim Liceum Ogólnokształcącym w Świeciu, ul. Sądowa 20.
W szczególności kontroli podlegała prawidłowość przedstawionych danych o liczbie uczniów oraz danych o wykorzystaniu otrzymanej dotacji.
Dotacja kierowana była na ucznia i przeznaczona na jego kształcenie, wychowanie i opiekę, a nie na finansowanie działalności wspomagającej.
Kontrole wykorzystania dotacji odbywały się w siedzibie szkół, po zakończeniu roku, na który udzielono dotacji i po złożeniu rozliczenia przez organ prowadzący. Kontrolujący prowadził kontrole wykorzystania dotacji, posługując się regulacjami prawnymi zawartymi w ustawie o systemie oświaty, ustawie o finansach publicznych i uchwale Rady Powiatu Świeckiego. Ocena wyników kontroli, czyli zakwalifikowania wydatków do kategorii wykorzystanych zgodnie albo niezgodnie z przeznaczeniem, odbywała się według kryteriów wynikających z ww. unormowań oraz z uwzględnieniem obowiązków organu prowadzącego szkołę, który odpowiada za jej działalność w myśl art. 5 ust.7 ustawy o systemie oświaty.
W wyżej wymienionym zakresie w kontrolowanych szkołach nieprawidłowości nie stwierdzono.
W czwartym kwartale 2015 r. pracownik ds. kontroli wewnętrznej Starostwa przeprowadził dwie kontrole problemowe w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Świeciu, jako organizatora rodzinnej pieczy zastępczej i w dwóch rodzinach zastępczych na terenie miasta Świecia, pełniących funkcję pogotowia rodzinnego oraz w Placówkach Opiekuńczo – Wychowawczych nr 1 i nr 2 w Bąkowie. Kontrola dotyczyła prawidłowości wykonywania zadań wynikających z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej.
Kontrolujący pozytywnie ocenił kontrolowane podmioty.
Kontrole przeprowadzono na podstawie Uchwały Nr 25/218/15 Zarządu Powiatu Świeckiego z 9 września 2015 r. w sprawie upoważnienia do sprawowania kontroli nad organizatorem rodzinnej pieczy zastępczej, rodzinami zastępczymi, prowadzącymi rodzinne domy dziecka oraz placówkami opiekuńczo-wychowawczymi. Przy przeprowadzeniu postępowania kontrolnego pracownik ds. kontroli Starostwa korzystał z pomocy osoby posiadającej specjalistyczną wiedzę z zakresu przedmiotu kontroli tj. psychologa z Powiatowej Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Świeciu.
W grudniu 2015 r. przeprowadzono kontrolę w Wydziale Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa Starostwa.
Kontrola obejmowała ocenę prawidłowości i rzetelności wykonywania zadań w zakresie, gospodarki leśnej w lasach niestanowiących Skarbu Państwa, a wynikających z kompetencji Wydziału określonych w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Świeciu oraz z obowiązujących przepisów prawa i zasad uregulowanych wewnętrznymi procedurami.
Główne zagadnienia objęte tematyką kontroli to:
- prowadzenie dokumentacji urządzeniowej w nadzorowanych lasach niepaństwowych,
- dokonywanie kompleksowej oceny stanu zdrowotnego i sanitarnego lasów
i potencjalnych zagrożeń ze strony czynników abiotycznych, biotycznych
i antropogenicznych.
- realizacja kompetencji i obowiązków w zakresie nadzoru i kontroli zawartych porozumień z nadleśniczymi Lasów Państwowych.
- sporządzanie sprawozdań L-03 o lasach stanowiących własność osób fizycznych i prywatnych ( bez Skarbu Państwa).
Zgodnie z planem kontroli w grudniu 2015 r. wykonano dwie kontrole w:
- Nadleśnictwie Zamrzenica,
- Nadleśnictwie Trzebciny.
Kontrola obejmowała ocenę prawidłowości i rzetelności wykonywania zadań w zakresie, gospodarki leśnej w lasach niestanowiących Skarbu Państwa, a wynikających z porozumienia zawartego 2 stycznia 2015 r. pomiędzy Starostą Świeckim a Nadleśniczym Nadleśnictwa Zamrzenica i Trzebciny, w sprawie powierzenia niektórych spraw w zakresie nadzoru nad lasami niestanowiącymi własności Skarbu Państwa.
W wyniku przeprowadzonej kontroli kontrolowana działalność oceniona została pozytywnie.
Pozytywną ocenę uzasadniono tym, iż większość zadań związanych z nadzorem Nadleśnictwa realizowały prawidłowo.
Jednakże w trakcie kontroli w Nadleśnictwie Zamrzenica na podstawie przedłożonych dowodów stwierdzono nieprawidłowości natury administracyjnej. W związku z tym wydano zalecenie pokontrolne.
Prowadzenie z większą częstotliwością nadzoru nad lasami niestanowiącymi własności Skarbu Państwa oraz bieżący instruktaż dla ich właścicieli na terenie Nadleśnictwa Zamrzenica przyczyniłby się do racjonalnego użytkowania tych lasów z zachowaniem ich ciągłości i trwałości. Efektem byłby jeszcze mniejszy napór właścicieli lasów na pozaoperatowe cięcia oraz cięcia dewastacyjne.
ZATWIERDZAM
Starosta Świecki
Franciszek Koszowski
